一步實現采購平臺訂單物流、預算成本、付款交付的采購管理系統

采購管理系統是電子商務企業做好日常訂單、物流、成本、倉儲乃至業績數據分析的核心，無論是電子商務企業還是傳統企業隨著業務場景的轉變、用戶消費需求的多元化、企業轉型等原因，企業都需要一套精準的信息化、大數據化、數字化的采購管理系統去對公司業務做一個科學、高效的管理。當前可以滿足各大企業要求的，就屬【數商云】定制開發的電子采購管理系統，對企業采購參與的每一個環節都進行嚴密追蹤和管理，從訂單到采購、交付，做到步步有依有據，真正實現高效、低成本人力管控。

一、數商云采購管理系統可從源頭制定電商企業采購需求、計劃

【數商云】采購管理系統可以從客戶需求的源頭控制企業的采購需求與計劃，每一個采購需求量都有據可依，減少不合規的多采購或少采購的情況，從根本上減少人為干預而導致的不必要的損失。采購管理系統支持從客戶合同自動生成采購需求，根據不同的采購需求分派不同的采購負責人，企業也可以通過采購管理平臺的產品庫功能分析產品的細分需求，通過BOM（物料清單）功能進一步分析具體的物料需求并生成詳細的采購計劃，同時采購管理系統支持把采購計劃導出PDF報表以方便進行匯報或其它核對工作。

企業采購管理系統功能：

1、支持從客戶合同自動生成采購平臺需求與計劃；

2、采購系統支持按部門、費用等級等設置審批流程；

3、自動校驗采購網站預算并審核；

4、按預設條件自動分派采購平臺負責人；

5、支持基于BOM單的采購與一次性物資采購；

二、數商云采購部管理系統自動計算部門采購成本、預算費用

嚴格控制和管理好采購成本才能獲得戰略性的競爭優勢。【數商云】可自動計算基于 BOM（物料清單）的采購成本，自動校驗采購預算，核對無誤的預算才能提交給上級審批，并且采購系統平臺可以根據不同的成本及預算總額設置不同的審批流程。例如：在采購前企業可通過采購管理系統進行采購成本預測，可通過產品模板及 BOM 單的形式添加和導入產品，采購管理系統會自動計算每個產品的成本并自動生成采購需求。采購系統還可以自動獲取生效的報價信息統計預測的采購成本，所有賬目實時匯總，清楚明了。

企業采購部管理系統自動計算功能：

1、支持采購平臺成本預測與回報規劃

2、自動統計與匯總每個采購環節的費用

3、自動匯總采購訂單與供應商的收款單據

4、提供完整的采購網站產品庫存成本

5、實時記錄采購系統與跟蹤供應商的銷售單狀態

三、數商云采購管理平臺申請、立項審批流程

采購管理平臺需求及計劃確定并且采購預算通過審批后，企業即可提交采購申請并進行采購立項。【數商云】可為不同的采購申請設置不同的審批流程，并按照不同的采購類別或供應商等級等條件分派不同的采購負責人。對于每個采購申請，采購管理平臺系統都支持多種受理方式，如接受，轉交或退回等，對于采購立項，企業可按需設定采購的具體負責部門，起始與結束日期，具體的交貨日期，成本分攤等規則。此外，采購管理平臺系統還支持拼單與批量訂單，極大地減少采購人員處理訂單的工作量和提高采購效率。

四、數商云采購平臺網站的產品清單

1、采購管理平臺功能優勢：

（1）方便用戶操作；

（2）方便集合采購申請實行中央議價及采購；

（3）方便花費分析；

【數商云】采購管理系統可實現全方位的采購產品庫管理，全面準確地記錄產品的具體信息，每個產品的采購歷史及采購價格，并且根據電子采購平臺系統供應商的報價與歷史采購價自動識別產品的基準價，自動計算每個報價與基準價的偏差。采購負責人提交采購申請給上級審批的時候系統會自動附上供應商與基準價的偏差信息以供管理者更快捷深入地了解采購網站的每個關鍵要點，快速做出準確的決定。

2、采購網站平臺系統支持3大方式管理采購的商品

（1）記錄與維護采購平臺產品的基本信息：

如產品類型、編號、成本等；

（2）采購網站產品的權限管理：

如采購負責人可查看所有的產品信息，而財務人員只有查看產品價格的信息；

（3）采購系統自動化計算功能：

①自動統計產品的單位成本及總成本；

②自動追蹤及匯總產品的所有歷史采購記錄；

③自動識別產品的基準價并計算報價與基準價的偏差；

④可按需自定義產品信息頁面的字段；

⑤可按照產品類型靈活自定義所需的字段；

⑥可創建產品文檔庫，系統自動記錄和追蹤每個文檔的查閱情況；

⑦可自定義查詢條件查找相關的產品信息；

五、數商云電子采購平臺系統定價管理

采購價格的監控是整個電子平臺采購過程的關鍵，【數商云】根據企業的不同需求支持不同的定價方式，幫助電子采購平臺系統企業以高效的方式獲取采購價格。采購平臺企業可設置按最低報價/歷史平均價/最低采購價來確定基準價，采購管理系統會自動按預設條件識別基準價并自動計算每個報價偏離基準價的程度，幫助采購平臺企業準確快速地了解物料價格的波動。

電子采購管理平臺支持5大定價原則

1、快速詢比價：

適用于采購金額較少，標準化采購產品（或簡單），采購時效較短的情況；

2、持續要約報價：

可用于大規模采購或周期性的長期采購（如酒店常用物品的周期性采購）；

3、多輪競價：

需要通過貨比N家以獲取合適的采購價格，更好地控制采購成本；

4、招標競價：

較大金額或較復雜的采購項目或非標準化的產品及服務的采購；

5、框架合同的協議價：

已和供應商簽訂框架合同可直接按照框架合約的協議價進行采購；

六、數商云采購平臺系統訂單執行管理

【數商云】支持全方位的采購訂單執行管理，系統可自動生成采購訂單，通過供應商自助平臺或電子郵件自動發送給供應商，供應商可在線接收和審批采購訂單。雙方確認無誤后供應商便可開始訂單的具體生產與交付安排，供應商可在線提交訂單執行的進度及問題，企業采購負責人可第一時間獲知具體情況并及時解決問題。訂單生產完成后，供應商可按照企業的發貨要求在線提交發貨安排以便雙方做好出貨及收貨的準備工作。交付完成后，供應商可直接在已審批的采購訂單頁面生成電子采購發票并通過系統自動發送給企業采購負責人。系統會實時記錄采購訂單的整個執行過程，所有的執行問題都可追溯緣由。

采購平臺系統支持的訂單管理功能

1、采購管理系統訂單的生成：

由采購計劃直接生成采購訂單，也可以直接從采購管理平臺框架合約中添加采購訂單；

2、采購管理系統訂單的審批：

按需設置采購訂單的審批流程，可通過手機或郵件審批和查看采購管理平臺訂單；

3、采購管理系統的價格：

提供采購價格與基準價的差異提醒，采購成本超支預警；

4、采購管理系統訂單的發貨：

可按需設置發貨計劃，支持分批發貨；

5、采購管理系統訂單的發票：

可自動在已審批的采購訂單頁面生成采購發票并發送給采購負責人；

6、采購管理系統訂單的付款：

可按需設置付款安排，支持分期付款，也支持根據付款安排和收貨單生成銷售單并依此進行付款；

七、數商云網絡采購平臺合同管理

【數商云】可實現采購平臺網站合同的電子化管理，支持在已審批的采購申請頁面或最終審核通過的電子招標頁面自動生成電子采購合同并在線或通過電子郵件發送給供應商。采購平臺系統會實時追蹤和記錄此電子采購合同的生成、接收、審批和執行過程與結果。并且采購網站系統支持通過電子服務水平協議（SLA）管理采購合同的執行與交付，可按照設定的準則與條件對此合約進行評分，評分將會顯示在供應商列表，可作為供應商考核的重要依據，還可自動采集供應商合同履行情況作為供應商績效評估的依據，科學公正地評估供應商的表現。

在線采購平臺系統對電子采購合同的管理功能：

1、支持常規合約與框架合約；

2、電子采購合同的模板管理；

3、電子采購合同的生成記錄；

4、電子采購合同的審批記錄；

5、電子采購合同的具體履約信息；

6、支持電子服務水平協議（SLA）管理；

7、支持電子采購合同的關鍵事件提醒；

8、實時追蹤電子采購合同的進度與結果（如交貨情況和付款情況等）；

9、支持多種付款方式：

 （1）根據合約項目的里程碑來安排付款 ；

 （2）按照指定日期安排付款 ；

 （3）根據工程進度（系統支持采用公文流轉報告進度的方式）自動生成付款單并依此進行付款；

八、數商云采購系統管理產品與服務的交付

采購網站系統產品與服務的交付情況多變復雜，稍有不慎就容易出問題，導致無法按時交付或金錢上的損失。【數商云】提供嚴密的流程與監控機制管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態，及時解決交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。

采購管理系統針對產品、服務交付的具體流程

（1）交付前：

企業采購系統平臺負責人與供應商可在線溝通具體的發貨安排與時間，采購系統平臺會自動向收貨負責人發送收貨提醒，如供應商無法按時按量交貨可在線向企業采購負責人反饋，雙方及時溝通并解決問題。

（2）交付時：

企業按照采購訂單/合同的規則和要求進行質檢和驗收，支持處理超量交貨、少交貨及交錯貨等問題，采購系統網站可自動生成質檢結果與質檢單，采購系統網站可根據質檢結果自動統計貨品的合格率及退貨率。

（3）交付后：

采購網站平臺可自動轉換產品的收貨單位與庫存單位，進行產品入庫、庫位管理、庫存結存、盤點及調撥管理等。

九、數商云采購管理系統平臺對付款、發票管理

采購訂單/合同完整交付完成后，供應商可把自動生成的電子發票通過采購管理系統自動發送給企業采購負責人，企業可根據此電子發票生成付款申請，付款申請審批通過后即可進行付款安排。采購管理系統支持不同的付款方式，可分期付款，可一次性支付多張電子發票，并且系統會多維度跟蹤付款進度和狀態（如按照采購訂單的時間，負責部門，供應商等）。

文章來源：http://www.shushangyun.com/article-3082.html

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作者：云朵匠 | 數商云(微信ID：shushangyun_com)

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